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Rechnung per E-Mail - gültig ohne Unterschrift?

Unternehmen sparen Kosten, wenn sie Rechnungen per E-Mail versenden anstatt sie auf Papier auszudrucken und zu versenden. Allerdings ist die Rechtslage für elektronische Rechnungen in Deutschland mit hohen Sicherheitsvorgaben verbunden und daher etwas problematisch. So sind viele PDF-Rechnungen ungültig.

Wie der auf Internetrecht spezialisierte Fachanwalt Johannes Richard aus Rostock gegenüber der Financial Times Deutschland (FTD) berichtet, reicht es nicht aus einfach eine Rechnung im PDF-Format abzuspeichern. Die Rechnung selber müsse in Schriftform vorliegen, das heißt eine Urkunde im üblichen Sinne sein. E-Mails gelten nicht als Urkunde, selbst wenn sie nach dem Empfang ausgedruckt werden.

Um die E-Mail zu einem Dokument zu machen, muss sie laut FTD wie eine klassische Rechnung unterschrieben werden. Dazu muss an die elektronische Nachricht eine zweite Datei angehängt werden, die sogenannte Signatur. Diese bestätigt dem Empfänger bzw. Steuerprüfer, dass die Rechnung wirklich echt ist. Zudem stellt sie sicher, dass der Bescheid nach dem Versenden nicht mehr verändert worden ist.

Ohne Signatur drohe im schlimmsten Fall der Verlust des Vorsteuerabzugs, da der Gesetzgeber die Rechnung nicht anerkennt.

Dem Bericht zufolge ist die Erstellung der Signaturen jedoch kompliziert. Unternehmen können sie nur mithilfe eines eigenen Signaturservers erstellen, der Prüfcodes online mit staatlich anerkannten Trust-Centern austauscht.

Auch die Pflege eines solchen Servers ist für eine IT-Abteilung nicht einfach. Jede eingegangene Rechnung mit einer Signatur muss durch technische Verfahren noch einmal verifiziert werden.

Es gibt jedoch mittlerweile auch schon einige Anbieter am Markt, die sich darauf spezialisiert haben, den Firmen diese Arbeit abzunehmen.

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